Vagas de Emprego - iDE
Posição: Assistente de Direcção e Administração
Reporta: Oficial de Administração e Finanças
Data de Início: Outubro de 2022
Sobre o iDE
iDE é uma organização de desenvolvimento global que promove abordagens baseadas no mercado na agricultura; acesso ao financiamento; e água, saneamento e higiene (WASH) para criar rendimento e oportunidades de subsistência para famílias economicamente e socialmente desfavorecidas. Com escritórios em 12 países em todo o mundo, iDE iniciou operações em Moçambique em Janeiro de 2010 com o objectivo de melhorar o rendimento e as oportunidades de subsistência dos pobres rurais e utiliza uma abordagem integrada de desenvolvimento da cadeia de valor para implementar iniciativas de desenvolvimento agrícola que aumentem a produtividade e o rendimento dos pequenos agricultores.
Responsabilidades:
Direcção:
- Responsável por organizar e manter a agenda do Director Nacional, auxiliando na execução de uma variedade de tarefas administrativas;
- Manter a agenda da Direcção e auxiliar na planificação de compromissos, reuniões de Direção, conferências, etc;
- Elaborar textos profissionais especializados e outros documentos oficiais;
- Gerir e priorizar toda a correspondência de saída ou entrada (e-mail, cartas, pacotes etc.);
- Realizar e encaminhar contactos telefónicos e mensagens;
- Planear e organizar reuniões, eventos e viagens, dando todo o apoio logístico necessário à boa realização dos mesmos;
- Apoiar na preparação de reuniões e da respectiva documentação incluindo, elaboração de agenda e das respectivas actas detalhadas entre outros;
Realizar todas as tarefas administrativas inerentes à função, nomeadamente:
- Receber e encaminhar correspondência;
- Elaborar cartas, relatórios e apresentações;
- Garantir o arquivo e organização de documentação;
- Fazer a gestão de viagens do Executivo;
- Desenvolver um sistema de arquivo organizado;
- Lidar com documentos confidenciais garantindo que eles permaneçam seguros;
- Manter os registros electrônicos registrados para garantir que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis.
Recepção:
- Elaborar e implementar guiões para o funcionamento da recepção;
- Elaborar correspondência e outros documentos oficiais;
- Gerir e priorizar toda a correspondência de saída ou entrada (e-mail, cartas, encomendas, etc.);
- Efectuar o registo de entradas e saídas de correspondências,
- Receber, anunciar e encaminhar os visitantes;
- Garantir o arquivo e organização de documentação física e electrónica (GDrive);
- Garantir confidencialidade e arquivo seguro de documentos da organização;
- Monitorar a prestação de serviço dos seguranças;
- Atender, efectuar e encaminhar as chamadas telefónicas;
- Operar o sistema de PBX/telefone e manter o registo de chamadas;
- Elaborar o relatório mensal do consumo de chamadas;
- Fazer conciliação mensal das chamadas (factura e lista de registo);
- Controlar o fluxo de entrada e saída de pessoas fazendo cumprir as normas de segurança;
- Fazer o scan dos documentos;
- Fazer e preparar cópias para o arquivo e encadernações, se necessário;
- Organizar e actualizar o sistema de arquivo;
- Zelar pela estética geral da recepção;
- Fazer actualização periódica das listas de contactos institucionais.
Administração:
- Organizar e manter registos da agenda, dispondo de horários de reuniões e avisar aos participantes;
- Fazer o controlo de assiduidade conciliado entre o livro de ponto e os mapas resumo diário e mensal;
- Controle do economato (produtos de copa, de higiene e limpeza);
- Controlar e preencher o uso do Projector e do aparelho de Conference call;
- Auxiliar na logística de táxis, viagens, hotéis e reuniões;
- Dirigir-se ao banco quando necessário em apoio a Logística ou Contabilidade;
- Auxiliar na execução de tarefas administrativas;
- Desempenhar outras funções, conforme necessário.
Requisitos Gerais
- Nível médio em uma das seguintes áreas: Secretariado, Gestão e Administração Pública;
- Mínimo de 2 anos de experiência em funções similares;
- Conhecimentos gerais de administração de escritório; e
- Proficiência em Microsoft Office e Google na óptica do utilizador.
Aptidões Físicas e Linguísticas
- Fluência verbal e escrita em Português e ter um bom nível de conhecimento em Inglês será uma vantagem;
- Capacidade de trabalhar com autonomia e responsabilidade;
- Excelente comunicação e coordenação de trabalho;
- Habilidades em realizar múltiplas tarefas e gerir situações de pressão;
- Excelente capacidade de organização e gestão de tempo;
- Capacidade de identificação de necessidades e de planificação;
- Orientado para resultados, dinamismo, integridade, ética e confidencialidade.
Como se Candidatar?
Os candidatos são convidados a enviar o seu Curriculum Vitae, incluindo 3 referências, de preferência dos seus últimos supervisores directos caso tenha experiência profissional ou estágio(s), e uma carta de apresentação (1 página) para o email abaixo:
Indique a posição e o local “Assistente de Direcção e Administração – Maputo” como título do email.
A posição estará aberta até termos identificado a/a candidata ideal. Apenas os candidatos pré-seleccionados serão contactados. iDE é um empregador de igualdade de oportunidades e não discriminará com base na raça, gênero, religião ou orientação sexual.
Local da Vaga: Maputo
Validade: 31 de Outubro de 2022