Vagas de Emprego GiveDirectly

Estamos à procura de talentos excepcionais para aumentar nossa equipe colaborativa e diversificada. Juntar-se à GiveDirectly oferece a oportunidade de trabalhar ao lado de indivíduos que vêm de 21 países diferentes e falam 69 idiomas diferentes. Estamos trabalhando ativamente para um ambiente justo e inclusivo para todos os membros da equipe e buscamos candidatos que tragam diversas perspectivas e experiências para nossa organização. Recrutamos organizações de todos os setores: nossa equipe vem de setores como start-ups, governo, consultorias, bancos de investimento e organizações sem fins lucrativos.

Em nossos escritórios globais, nossa cultura é franca, analítica, não hierárquica e acelerada. Valorizamos a capacidade, a adaptabilidade e a vontade de aprender. Oferecemos salário e benefícios competitivos, bem como bônus baseados em desempenho.

Cargo: Auxiliar Administrativo.

Reporta-se a: Diretor Administrativo

Visão Geral do Cargo:

O Assistente Administrativo fornece serviços de escritório implementando sistemas administrativos, procedimentos e políticas e monitorando projetos administrativos em nível de campo. Além disso, o assistente administrativo gerenciará a experiência do visitante cumprimentando, dando as boas-vindas e orientando os visitantes de forma adequada.

Descrição do trabalho

Gerenciamento de escritório

Receber os visitantes cumprimentando-os pessoalmente ou por telefone; responder ou encaminhar perguntas;

Garantir um ambiente de escritório limpo e higiênico, livre de poeira e organizado;

Certifique-se de que a recepção esteja sempre aberta, limpa e apresentável;

Receber e despachar encomendas; encaminhar pacotes recebidos em conformidade;

Auxiliar o Administrador do Escritório na manutenção e manutenção geral, supervisionando os reparos gerais e a manutenção do solo no escritório de campo;

Auxiliar na impressão, fotocópia e execução de recados.

Viagens e Logística

Coordenar a logística de viagem para visitantes de alta prioridade, incluindo táxis, voos e acomodações

Fornecer à equipe de gerenciamento suporte de viagens e administrativo;

Auxiliar no planejamento e configuração de eventos e reuniões da equipe, incluindo a definição de locais e pedidos de comida;

Entrar em contato com o gerente de campo e gerar um plano semanal de movimentação de campo para o movimento das equipes de campo;

Entrar em contato com a empresa terceirizada de aluguel de veículos e garantir que o transporte de campo esteja disponível conforme e quando necessário (Combustível e Toolgate);

Certifique-se de que os guardas terceirizados sejam implantados nos postos de guarda a tempo;

Implemente o protocolo de desligamento do feriado de dezembro e realize verificações pontuais de segurança.

Gestão de compras e estoque

Faça orçamentos mensais de material de escritório e solicitações de compras;

Manter um registro de estoque de todos os materiais de escritório e inventário interno no nível de campo;

Em consulta com o Administrador do Escritório, todas as reparações e manutenções de equipamentos de escritório e pessoal;

Realize uma avaliação de equipamentos de campo e de escritório e faça recomendações de substituição para equipamentos de escritório e estoque;

Receber e distribuir equipamentos para a equipe e garantir o reconhecimento da equipe;

Remeta pagamentos diversos a fornecedores e funcionários conforme necessário e envie todas as faturas acima do limite de caixa para o administrador do escritório para processamento;